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| Govern by Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Alpha Stock Images |
Uno de los temas principales y más discutidos actualmente en áreas de tecnología y con frecuencia a otros niveles de la organización es el “Data Governance” (Gobernanza o Gobierno de Datos según el traductor).
Un concepto que tiene diferentes significados según la persona u organización. Aunque existen varias definiciones de diferentes fuentes, con frecuencia se utilizan los términos Gobernanza de datos, Gestión de información o de datos de forma intercambiable, lo cual genera confusión entre las personas. Así que para entender mejor de que hablamos cuando decimos “Gobernanza de Datos”, debemos responder una pregunta, que sin duda es el inicio de todo, y lo primero que se le viene a la mente a una persona que empieza con este tema: ¿Qué significa "gobernar los datos"?
Tómese un momento para pensar al respecto. Todos sabemos que la gobernanza de los datos es necesaria e importante para cualquier organización, al menos eso escuchamos frecuentemente. Pero... ¿Qué significa exactamente tener nuestros datos gobernados?
Comencemos por definir el término "gobernanza/Gobernar” en lo que se refiere a los datos. Para hacer esto, tomemos una definición del termino y asociémoslo a los datos, así le damos un contexto que nos será de gran utilidad en este artículo.
- Hacer y administrar la política pública y asuntos [de los datos]
- Ejercer autoridad soberana [sobre los datos]
- Controlar la velocidad y la importancia [de los datos]
- Regular [ los datos]
- Controlar las acciones y el comportamiento [hacia los datos]
- Mantener bajo control [los datos]; restringir [los datos]
- Ejercer un poder de decisión y determinar la influencia [sobre a los datos]
- Ejercer autoridad política [sobre los datos]
Un buen ejercicio es parar aquí, releer los 8 puntos y reflexionar. Piense en lo que usted entiende con respecto al significado que tiene actualmente de "gobernanza de datos". De hecho, Si puede hacer una lista de algunos pensamientos aleatorios sobre cada uno de esos pensamientos y luego socializarlos con sus jefes o compañeros, hagalo! Esto le puede ser muy útil. Tenga siempre presente una premisa básica: "¿Por qué deberíamos prestar atención al Gobierno de datos?" y "¿Qué significa exactamente gobernar los datos?”.
Ahora bien, entraremos a dar un rápido vistazo a cada una de las ocho características identificadas e incluiremos algunos puntos sobre lo que significa gobernar los datos. Con algo de suerte, se puede utilizar esta lista como punto de partida para ayudar a las organización y a la gerencia a comprender lo que significa la “Gobernanza de los Datos”.
Características de la Gobernanza
1. Hacer y administrar las políticas públicas y los asuntos de los datos
- Gobernar datos significa que la política de datos toma la forma de documentos escritos, aprobados (este es un punto clave), y son de carácter corporativos u organizativos.
- Gobernar datos significa que tiene una política de gobierno de datos. Esa política puede estar oculta bajo otros nombres como: “Política de seguridad de la información”, “Política de privacidad”, “Política de clasificación de datos” (datos altamente confidenciales, confidenciales, sensibles, públicos) u cualquier otra cosa.
- Gobernar datos significa que su organización aproveche el esfuerzo invertido en el desarrollo y aprobación de la política en lugar de permitir que la política se queden en un anaquel ganando polvo, donde muy pocas personas saben cómo la política está asociada con los datos que se definen, producen y usan diariamente.
2. Ejercer autoridad soberana de datos
- Gobernar datos significa que existen formas de resolver las diferencias de opiniones, cuando se presente algún conflicto o problema con los datos.
- Gobernar datos significa que alguien (o un grupo de individuos) es la autoridad o tiene la autoridad para tomar decisiones sobre esos datos.
- Gobernar datos significa que hay una ruta de escalado desde el nivel operativo hasta el táctico y de este hasta el estratégico de la organización para la toma de decisiones. Teniendo en cuenta que rara vez se requiere una escalada de problemas al nivel ejecutivo.
3. Controlar la velocidad e importancia de los datos
- Gobernar datos significa que los datos se comparten de acuerdo con las reglas de clasificación, que pueden ser: datos confidenciales, datos sensibles o de uso interno y datos públicos.
- Gobernar datos significa que la creación de nuevas versiones de los mismos datos se analiza de cerca para gestionar y eliminar la redundancia.
- Gobernar datos significa que las personas no ponen la información crítica del negocio y los datos confidenciales en peligro de daño, degradación, perdida o filtración.
- Gobernar datos significa que las copias de datos que hagan las personas siguen el mismo escrutinio y gobernanza que los datos originales.
4. Regular los datos
- Gobernar datos significa que las reglamentaciones de datos asociadas con su industria y su negocio están documentadas y registradas en un lugar que es de fácil acceso para cada persona que define, produce y usa datos como parte de su trabajo diario.
- Gobernar datos significa que alguien tiene la responsabilidad de traducir las regulaciones en procesos y formas de actuar apropiadamente con los datos regulados y que estos procedimientos se comunican a los niveles operacionales, tácticos, estratégicos y de soporte de forma adecuada.
- Gobernar datos significa que hay consecuencias asociadas a no seguir los procedimientos establecidos y que existe una red apropiada de personas y responsabilidades que permitan prevenir incumplimientos, poder identificar posibles casos de incumplimientos y que cuenten con capacidad para hacerlos cumplir.
5. Controlar las acciones y el comportamiento hacia los datos
- Gobernar datos significa que se implementan los procesos apropiados y que se supervisan para administrar la definición, generación y uso de datos en todos los niveles de la organización.
- Gobernar datos significa que los procesos, ya sean proactivos o reactivos, son definidos, aprobados formalmente y se siguen en todos los niveles de la organización. Adicionalmente, que las situaciones donde estos procedimientos no se siguen pueden ser identificadas, prevenidas y resueltas.
- Gobernar datos significa que las formas apropiadas de actuar en torno a los datos son reconocidas por su personal como una oportunidad que los pone por delante en el mercado y frente a la competencia, y no como un "inconveniente", "algo que toca hacer" o simplemente “algo decorativo”.
6. Mantener bajo control y restringir los datos
- Gobernar los datos significa que los accesos a los datos se gestionan, aseguran y auditan por clasificaciones (confidenciales, sensibles, públicos, etc) y que los procesos y responsabilidades están muy bien establecidas, garantizando que los privilegios de acceso solo se concedan a las personas adecuadas.
- Gobernar datos significa que todas las personas entienden las reglas asociadas con la importación de datos en hojas de cálculo, la carga de datos a computadoras portátiles, la transmisión de datos, así como cualquier acción que elimine los datos desde su fuente nativa.
- Gobernar datos significa que las reglas asociadas con la administración de versiones impresas de datos están bien documentadas y comunicadas a aquellas personas que generan, reciben o distribuyen esas copias impresas.
7. Ejercer un poder de decisión y determinar influencia sobre los datos
- Gobernar datos significa que las personas "correctas" están involucradas en el momento "correcto" por el motivo "correcto" para influir en que se tome la decisión "correcta" sobre los datos "correctos".
- Gobernar datos significa que la información sobre "quién" en la organización hace "qué" con los datos se registra, comparte y comprende completamente en toda la organización. Esto proporciona la capacidad de obtener los "derechos" correctos.
- Gobernar datos significa que hay una ruta de escalamiento formal para problemas de datos conocidos que pasa de ser operacional (unidad de negocio específica) a táctica (unidad de negocio cruzada) a estratégica (empresa) a la persona o personas que se identifican como autoridades de ese uso específico de esa información.
8. Ejercer autoridad política sobre los datos
- Gobernar datos significa que alguien o algún grupo de personas tiene la autoridad para tomar decisiones cuando se trata de datos que impactan a la organización en todos los niveles.
- Gobernar los datos significa que la naturaleza política de la toma de decisiones se aprovecha al tomar las decisiones tácticas y estratégicas que mejor beneficien a la organización.
- Gobernar datos significa que hay una ruta de escalamiento formal para problemas de datos conocidos que pasa de ser operacional (unidad de negocio específica) a táctica (unidad de negocio cruzada) a estratégica (empresa) a persona o personas identificadas como autoridades en ese uso específico de esos datos.
Conclusión
Los pocos puntos que se han enumerado corresponden a características descriptivas de lo que significa Gobernanza de datos. que sirven para ayudarlos con explicaciones a sus líderes y compañeros cuando le preguntan sobre su significado. Una vez que hayan respondido las preguntas sobre el significado de "Gobernar datos", la próxima pregunta que se les formulará es "¿Cuál es la mejor manera de controlar los datos?", y ese es tema otros artículos.